协作工作流程

协作工作流是社交软件与服务管理（工作流）软件的融合。正如定义所暗示的，协作工作流来源于工作流软件和社交软件，例如聊天、即时消息和文档协作。

要定义协作工作流，我们可以检查其组件的定义：工作流和协作对象。

工作流是一组活动（服务请求、任务）和管理其行为的规则，这些活动从一个服务提供者转移到另一个服务提供者，直到项目完成。

协作对象包括基于Web的会议、即时消息、知识管理wiki、文档(ECM)和共享日历。

协作工作流的目标是通过以下方式为其成员（社会沟通和服务管理）提供协同效率增益：

• 通过消除团队成员之间的沟通障碍提高联合任务的效率
• 最小化组织边界和信息孤岛
• 允许在线社交互动以目标为导向、结构化和衡量

理想情况下，协作工作流是一组并行和顺序任务，这些任务依赖于沟通和协调来实现预期的结果。

在1980年代之前，所有IT操作都在数据中心执行。数据中心通常被认为是不露面和单一的，它是一个企业部门，在带有活动地板的锁着的房间里，大型计算机在房间里轻声嗡嗡地嗡嗡作响。工人们将这个绝缘的、装有空调的机房视为由企业信息守门人统治的无反应的象牙塔。

1980年代初IBMPC的推出引发了计算领域的复兴。个人计算机迎来了权力从数据中心向知识工作者（在整个公司中使用数据提供服务的人）的权力转移。这种根本性的变化导致了计算的民主化，但在短期内导致了一段混乱时期。

计算资源的民主化和知识工作者的赋权是一个令人兴奋的发展，最初并没有注意到它在工作场所造成的破坏。新模型缺乏标准，充满了反复试验，并且需要越来越多的支持。这种支持不仅来自计算机部门，而且越来越多地来自团队成员。同侪支持虽然没有在财务报表中明确显示，但导致工人生产力的下降令人震惊。

到1990年代初，受人尊敬的咨询机构发表的研究表明，组织在同行和非正式技术支持上花费了惊人的金额——大约是硬件支出的三倍（当时一台典型的IBMPC成本约为5000美元）。许多经理认为个人电脑xxx已经失控。

正是在这种背景下，尤其是当公司开始实施局域网时，现代帮助台应运而生。公司数据中心已经消失，需要填补由此产生的电力真空。许多公司通过标准化和自动化流程解决了他们的数据管理问题。在英国，政府商务办公室创建了ITIL。ITIL促进了IT资源部署和管理的标准实践。

1980年代早期的帮助台采用了简单的工作流模型：报告问题、发送问题、发送给技术人员、解决问题，然后关闭。随着分散计算的成熟，定制的工作流解决方案（例如变更管理、配置管理和问题管理）使IT部门能够专注于其主要目标——解决问题，并更快、更可靠、更轻松地推出新应用程序。工作流应用程序为现代企业带来了亨利福特的装配线为制造业带来的东西：提高效率、统一结果和更大的吞吐量。

与所有新技术一样，社交软件也经历了漫长的孕育期。甚至在互联网被广泛采用之前，社交软件就已经成熟并在CompuServe和美国在线等公司站稳了脚跟。不久之后，人们开始为兴趣小组做贡献，使用电子邮件和公告板，并在聊天室闲逛。最新一代的决策者已经接受了从兴趣小组和维基百科等流行发展中发展而来的社交沟通和协作媒体。出于这个原因，企业已经认识到社交软件的协作价值，并开始在其现有的IT结构中使用它。

协作工作流管理系统的属性包括：

• 协作完成既定的目标或任务
• 从头到尾管理协作目标、任务或项目
• 在企业应用程序的安全框架内集成协作和工作流对象
• 项目和任务基础设施使工作能够以有组织的方式完成（与纯粹的社交软件相比）
• 基于技能的任务分配给团队或个人
• 跨越组织边界的临时项目，并xxx限度地减少信息孤岛

社交协作软件和协作工作流软件之间的根本区别在于，协作工作流具有明确定义的目标、活动和结果。协作工作流程在整合许多构成社交协作的工具的同时，还依赖于：

• 项目和任务基础设施
• 基于角色的访问控制(RBAC)
• 控制工作流功能的业务规则

协作工作流程包括：

• 协作对象（社交软件）与工作流管理的集成
• 信息、文件、任务或对象从一个步骤到下一个步骤的转移
• 多个参与者并行和顺序地朝着预定义的目标工作
• 跨组织边界的协作
• 面向项目和面向任务的协作

通过协作工作流程，管理人员可以使用传统方法（项目设计、报告和仪表板）以及协作工具（基于Web的聊天、即时消息、文档管理、警报和共享日历）来监督整个项目。在基于角色的访问控制(RBAC)的支持下，临时团队可以在传统部门结构内的特殊项目上进行协作。

实施协作工作流的阶段包括：

• 规划和设置
• 项目/任务实例化
• 执行

• 设计组织层次结构模型
• 将成员分配给技能团队（可能跨越组织边界）
• 使用基于角色的访问控制(RBAC)来定义谁可以访问系统的哪个部分，以及以什么身份访问
• 开发基于技能的队列文件夹以促进工作的转发，以便适当的团队成员可以访问它并执行所需的任务
• 使用多任务项目模板，例如员工入职程序，以促进标准流程的快速实例化，同时避免重新发明轮子，并促进统一的结果
• 通过创建警报、启动自动工作流更改以及响应预定义条件发出通信，应用业务规则来规范工作流

• 从模板手动实例化项目/任务，或通过业务规则自动实例化
• 指定所需的结果并设置优先级
• 根据所需的技能，将任务路由到适当的队列文件夹进行处理

• 处理任务，同时记录任务活动
• 标记文档、将它们添加到任务、签出并根据需要进行更新
• 根据需要安排与任务相关的团队会议和约会，内容和结果构成任务文档历史记录的一部分

在文档管理和共享日历设施的帮助下，团队成员通过社交软件在线交流。

社交协作软件工具尚未证明其价值，因为它们不是结构化的或面向目标的。他们需要既定目标、承诺、时间表和绩效衡量的约束，以便与工作流组件的生产力目标保持一致。在企业层面采用这些限制之前，社交媒体的好处将仍然是轶事。

工业化经济体拥有庞大的服务业组成部分。每年，《财富》500强服务型公司的名单都在不断增加，而制造公司的名单却在缩小。制造公司现在正在维护大量的服务组件，例如营销、客户服务、技术服务和法律支持。公司在国外制造实物，并在国内开发服务。通过将服务与产品捆绑在一起，公司获得了巨额利润，他们提供电视机保护计划或免费智能手机附带的两年电话合同等套餐。消费者对这些捆绑服务的价值意见不一。在每个政治季节，我们都会听到很多关于将制造业带回美国的消息。尽管花言巧语，但更高的附加值不再是产品，而是服务（高度专业化和技术制造除外）。因此，组织将通过继续在海外制造，同时在国内提供补充服务来获得竞争优势。归根结底，所有组织都是彼此的服务提供者。为了获得并保持全球竞争优势，企业需要以更低的成本提供更好的服务。在技​​术复杂的世界中，这意味着同时使用协作工具和程序框架，以具有竞争力的价格提供更大的价值。为了有效，企业协作工作流解决方案应包括：

• 面向目标的项目和任务支持系统
• 一个安全网络，使人们能够跨组织的公司边界进行协作，同时保持机密性
• 基于角色的访问控制(RBAC)为团队成员提供对特定任务、文档和日历项目的访问权限
• 促进项目/任务基础设施内团队合作的沟通工具
• 文档管理允许多个用户协调任务和工作流程
• 通过LAN、WAN、Web和移动设备进行通信

协作工作流有望通过集成协作工具来增强业务流程。如果使用得当，它有可能通过减少信息孤岛和减少时间、空间和组织结构的传统业务摩擦点来提高服务、生产力和效率。