文档自动化

文档自动化（也称为文档组装或文档管理）是帮助创建电子文档的系统和工作流程的设计。其中包括基于逻辑的系统，这些系统使用预先存在的文本和/或数据片段来组装新文档。这一过程越来越多地在某些行业中用于收集法律文件、合同和信件。文档自动化系统还可用于自动化包含在一组文档中的所有条件文本、可变文本和数据。

自动化系统使公司能够xxx限度地减少数据输入，减少校对时间，并降低与人为错误相关的风险。其他好处包括：由于减少了纸张处理、文件加载、存储、分发、邮资/运输、传真、电话、劳动力和浪费，从而节省了时间和财务。

基本功能是用基于模板的系统代替繁琐的手动填写重复文件，用户可以回答软件驱动的面试问题或数据输入屏幕。收集的信息然后填充文档以形成良好的初稿\'。当今更先进的文档自动化系统允许用户创建自己的数据和规则（逻辑）而无需编程。

虽然文档自动化软件主要用于法律、金融服务和风险管理行业，但它可以用于任何创建基于交易的文档的行业。如何使用文档自动化软件的一个很好的例子是商业抵押文件。典型的商业抵押交易可能包括多个文件，包括：

• 期票
• 环境赔偿
• 信托契约
• 抵押
• 保证

其中一些文档可以包含多达 80 到 100 页，以及数百个可选段落和数据元素。文档自动化软件能够根据交易数据自动填写正确的文档变量。此外，一些文档自动化软件能够创建一个文档套件，其中所有相关文档都封装在一个文件中，从而使更新和协作变得轻松快捷。

更容易学习的更简单的软件应用程序也可用于自动准备文档，而不会过度复杂。例如，Pathagoras 将自己定位为“纯文本，不允许字段”文档组装系统。剪贴板管理器允许用户保存常用的文本片段，将它们组织成逻辑组，然后快速访问它们以粘贴到最终文档中。

物流中使用的文件很多。它们被称为：发票、装箱单/单/表（舱单）、内容清单、提货单、到达确认表/多种类型的报告（例如 MSDS、损坏的货物、退回的货物、详细/摘要等）、进口/出口，交货，提单（BOL）等。这些文件通常是收货人与发货人之间的合同，因此它们对双方和任何中间人都非常重要，例如第三方物流公司（3PL）和政府。物流、供应链管理和配送中心内的文件处理通常由人工或使用条形码扫描仪、软件和桌面激光打印机半自动完成。有一些高速文档自动化系统制造商会自动将激光打印文档与订单进行比较，然后将封闭的钱包/小袋插入或自动应用到运输容器（通常是柔性塑料袋或瓦楞纤维板/刚性容器）。有关显示这些文档自动化系统的外部网站视频链接，请参见下文。隐私保护和身份盗窃是主要问题，尤其是随着电子商务、互联网/在线购物和购物渠道（其他，过去的参考是目录和邮购购物）的增加，确保正确的文件比以往任何时候都更加重要每次都结婚或关联到正确的订单或装运。生成文档的软件有：ERP、WMS、TMS、遗留中间件和大多数会计软件包。

许多研究项目已经研究了货运行业文件的更广泛的标准化和自动化。

自动化技术可用于生成法律文件，例如雇佣合同和遗产规划文件，可能会使用在线界面或决策树。在大型律师事务所中，文件汇编系统通常用于系统化工作，例如通过创建复杂的条款清单和信贷协议的初稿。

随着 2007 年法律服务法案引领的英国法律服务市场自由化，大型机构扩大了服务范围，包括为其客户提供法律援助。这些公司中的大多数使用文档自动化技术的某些元素通过 Web 提供法律文档服务。这被视为预示着一种商品化趋势，文档自动化等技术导致大量、低利润的法律服务被“打包”并提供给大众市场受众。

保险单和证书，根据类型的不同，保单文件也可能长达数百页，并包含有关被保险人的具体信息。通常，在过去，这些保险文件包是通过以下方式创建的：a) 键入自由格式的字母，b) 添加预印的小册子 c) 编辑模板和 d) 使用所需信息自定义图形，然后手动排序并插入所有文件装入一个包裹并邮寄给被保险人。

一个数据包中包含的各种文档可能包括以下类型的文档：

• 欢迎信
• 合同
• 证书
• 国家特定的政策文件
• 投保项目及保险金额清单
• 修正
• 骑手
• 身份证
• 公司信息
• 营销材料（其他产品）
• 数据

将一个数据包放在一起可能需要做很多工作。在大多数策略管理系统中，系统将生成某种策略声明作为起点，但可能需要使用其他所需材料进行定制和增强。